Servizi per associazioni: costituzione, contabilità e personale

Associazioni ordinarie ed ETS: partire dall’inquadramento corretto

Prima di predisporre uno statuto analizziamo finalità, attività previste, risorse disponibili e persone coinvolte. Un’associazione culturale, un’organizzazione che eroga servizi e un ente che opera con volontari possono avere esigenze molto diverse. Anche per un’associazione già costituita, l’analisi parte dal confronto tra statuto e attività svolta.

Non ogni associazione è un Ente del Terzo settore. Per le associazioni che intendono acquisire questa qualifica occorre verificare i requisiti previsti dal Codice del Terzo settore e l’iscrizione al RUNTS, illustrato dal Ministero del Lavoro. La scelta viene valutata rispetto al progetto, senza presumere che l’iscrizione sia necessaria o conveniente in ogni caso.

Costituzione dell’associazione e predisposizione dello statuto

Affianchiamo i fondatori nella definizione dell’atto costitutivo e dello statuto: scopi, ammissione degli associati, competenze degli organi, convocazioni, votazioni e regole di gestione. Per le associazioni non riconosciute, l’articolo 36 del Codice civile attribuisce rilievo agli accordi associativi nell’organizzazione interna.

• Analisi del progetto e delle attività che si intendono svolgere.
• Predisposizione o revisione di atto costitutivo e statuto.
• Assistenza per il codice fiscale e valutazione della posizione IVA.
• Individuazione degli adempimenti di registrazione e delle eventuali iscrizioni.

L’eventuale intervento notarile viene coordinato quando richiesto dal percorso scelto. Per il codice fiscale si utilizza la procedura pertinente, con la documentazione indicata dall’Agenzia delle Entrate per il modello AA5/6, nei casi in cui questo modello è applicabile.

Vita associativa, verbali e organizzazione amministrativa

Il servizio prosegue con l’organizzazione dei documenti e delle scadenze. Assistiamo il direttivo nella predisposizione dei verbali, nella gestione del libro associati e dei libri applicabili, nel rinnovo delle cariche e nelle modifiche statutarie. Le decisioni e le approvazioni restano di competenza degli organi associativi.

Concordiamo un flusso per quote, richieste di rimborso, fatture, contratti e autorizzazioni di spesa. Il supporto può comprendere un calendario degli adempimenti e il riordino della documentazione al cambio di presidente o amministrazione. Per statuti, accordi e rapporti con terzi interviene la consulenza legale.

Contabilità dell’associazione, bilanci e rendiconti

Organizziamo la raccolta dei giustificativi e la registrazione delle operazioni secondo le caratteristiche dell’ente. Il servizio può comprendere riconciliazioni bancarie, controllo di incassi e pagamenti, situazione periodica e predisposizione del documento annuale da sottoporre all’approvazione dell’organo competente.

Per gli ETS individuiamo gli schemi applicabili e gli eventuali depositi: bilancio e rendiconto per cassa seguono regole specifiche, richiamate anche nei chiarimenti ministeriali sulla rendicontazione. Per le altre associazioni il lavoro viene impostato sulla disciplina pertinente e sullo statuto.

È possibile collegare le rilevazioni a progetti o centri di costo, distinguendo fondi vincolati e risorse disponibili. Il servizio di tenuta della contabilità ISY viene così adattato all’attività associativa e alle informazioni necessarie al direttivo.

Quote, donazioni e attività commerciali: una gestione fiscale coerente

L’assenza di scopo di lucro non comporta un’esenzione generale dalle imposte. Quote associative, donazioni, contributi e corrispettivi per servizi devono essere esaminati secondo la loro natura effettiva e il regime applicabile all’ente.

Valutiamo il trattamento delle entrate, gli obblighi IVA e dichiarativi, le ritenute e l’eventuale necessità di una gestione contabile distinta delle attività. Per il modello EAS verifichiamo l’obbligo e le esenzioni applicabili alla specifica associazione. Le eventuali agevolazioni per l’ente o per i donatori vengono valutate verificando i requisiti e la documentazione necessaria.

Raccolte fondi, contributi vincolati e progetti finanziati possono richiedere documentazione dedicata. Concordiamo il supporto alla rendicontazione previsto dall’incarico, sulla base del bando, della convenzione o delle condizioni del finanziamento.

Assunzioni, dipendenti e payroll per associazioni

Quando l’associazione si avvale di personale, coordiniamo il servizio payroll con la contabilità e il budget. L’analisi riguarda mansioni, modalità della prestazione, contratto applicabile e costo del rapporto. Per gli ETS consideriamo anche le disposizioni proprie della categoria di appartenenza.

• Supporto all’inquadramento e alle assunzioni.
• Elaborazione dei cedolini e gestione delle variabili mensili.
• Adempimenti previdenziali, assicurativi e fiscali compresi nell’incarico.
• Prospetti del costo del personale per contabilità e progetti.

Volontari, dipendenti e collaboratori richiedono valutazioni distinte. L’attività del volontario è gratuita, come chiarisce il Ministero del Lavoro; compensi, rimborsi e compatibilità dei ruoli vanno verificati prima di impostare il rapporto. Per i servizi continuativi definiamo chi raccoglie le presenze e autorizza le variazioni.

Competenze professionali coordinate

L’Avv. Roberto De Santis, avvocato cassazionista, è il riferimento per statuto, accordi, contrattualistica e questioni giuridiche. La Dott.ssa Mariacarla D’Amico, commercialista e amministratore ISY, coordina i profili fiscali e del lavoro. La Dott.ssa Olinda Baiardo, commercialista e revisore legale, segue l’area fiscale, contabile e i relativi controlli.

Le attività operative sono organizzate con il personale amministrativo e con i professionisti competenti. Per esigenze di organizzazione contabile e lettura dei dati, il percorso si collega alla consulenza fiscale e contabile sui processi, adattata alla struttura associativa.

Documenti iniziali e proposta di assistenza

Per un’associazione da costituire chiediamo una descrizione del progetto, i dati dei promotori, la sede prevista, le attività e una stima delle entrate e delle persone coinvolte. Per un ente esistente sono utili:

• Atto costitutivo, statuto aggiornato, codice fiscale ed eventuale partita IVA.
• Verbale di nomina del direttivo ed eventuale iscrizione al RUNTS.
• Ultimo bilancio o rendiconto, dichiarazioni e situazione contabile disponibile.
• Contratti di lavoro, collaborazioni, finanziamenti e convenzioni rilevanti.

Il preventivo distingue avvio, gestione continuativa e attività straordinarie. Il costo dipende dal volume dei documenti, dal regime dell’ente, dai lavoratori e dal supporto richiesto. Gli incontri e lo scambio documentale possono svolgersi anche da remoto. Scrivici per informazioni indicando se l’associazione è già costituita e quali attività vuoi affidare a ISY.